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高效会议管理 课程背景： 会议是实施管理的重要工具 会议已成为管理活动中不可或缺的重要组成部分,在现实生活中发挥着无法替代的特殊作用。人们通过开会能沟通思想,协调行动,集思广益,群策群力,实现工作目标。开会也是领导者收集意见、建议和征集方案,做出科学决策的有效方式。在充分发挥开会的价值和作用的过程中,会议给人们带来了无穷的益处,避免了无数的盲目决策的出台,有效地推动了管理科学的进步。 会议,是人们运用集体智慧解决各种社会问题的最重要的途径。在现代社会中,凡是重要的事情,大都是通过开会这种方式来处理和解决的。因此,每一位承担社会或者企业管理责任的领导者,都必须把会议作为自己实现领导和管理职能的一个重要的手段。 但是,开会的成本很高,它需要消耗大量的人力、物力、财力,加上它耗费的大量宝贵时间,往往使工作失去效率。 有效地组织会议，提高会议效率也是一项重要任务。不能把握开会的要领，会给原本有益的会议造成诸多负面影响，也使领导者的管理水平大打折扣。 因此，掌握开会艺术，使会议有效益、有效率，对于会议的组织者和与会人员都具有特别重要的意义。从而达到“会而议、议而决、决而行、行而果”的高效管理的目的。 课程收益： ● 了解会议效率不高的原因，清晰对策 ● 掌握高效会议的组织步骤和方法 ● 掌握高效会议控场沟通技巧 ● 掌握会议跟进和反馈技巧 ● 打造企业会议管理系统 课程时间：1天，6小时/天 课程对象：企业管理人员、核心管理干部及员工骨干等 课程方式：听课30%+训练40%+辅导30% 课程大纲 第一讲：认识会议 一、会议的概念 1. 有效沟通会实现 2.上传下达集思广 3.传递资讯调一致 3. 会议种类迷人眼 二、会议的目的 1. 开展有效的沟通 2. 传达资讯 3. 监督员工、协调矛盾 4. 达成协议与解决问题 5. 资源共享 6. 开发创意 7. 激励士气 8. 巩固主管地位 三、会议的频率 1. 固定的部门会议 2. 全体会议 3. 处理突发事件的会议 4. 一对一会议 四、会议成本的计算 1. 会议的时间成本 2. 直接的会议成本 3. 效率损失成本 小组讨论：公司在会议种类与频次上存在的问题 第二讲：效率不高的原因与预防性管理 一、会议三种致命伤 1. 主持人的技能 2. 会议的地点 3. 会议的准备工作 二、效率不高的七项对策 1. 时间 2. 地点 3. 参会对象的选择 4. 主持人的技能 5. 参会者的技能 6. 会议的准备工作 7. 开会的原因、目的与结果 三、会议高效的八个特征 1. 充分准备 2. 拟定分发议程表 3. 选择有价值的人 4. 良好的记录 5. 一切按部就班 6. 遵守时间 7. 只在必要时召开 8. 归纳与执行 四、会议规范 1. 会议时间安排的规范 2. 会议本身规范 3. 会议流程规范 第三讲：充分的会议准备 一、需要开会的五种情况 1. 必须把信息同时传达给很多人 2. 有些事情需要当众表扬或批评 3. 要让别人参与决策以集思广益 4. 听取部门汇报工作 5. 委派任务 二、会议准备的1H5W 1. 会议的目的 2. 讨论的话题 3. 时间及开始、结束 4. 地点及设备 5. 参会者 6. 怎么开（会议流程） 三、召开会议的五个关键环节 1. 如何做开场白 2. 如何分配发言时间 3. 如何掌握议事进度 4. 如何达成决议 5. 如何圆满结束会议 四、罗伯特议事规则12条 五、如何形成决议 练习：形成决议 第四讲：会议沟通的技巧 一、有效聆听 1. 聆听的层次 2. 聆听的技巧 3. 有效聆听的9原则 二、反馈的技巧 1. 正面反馈 2. 建设性反馈 三、会议中讲话技巧 1. 展示 2. 探询 3. 评论 4. 建立 5. 测试理解程度 6. 总结 7. 排除 8. 引进 9. 就程序提出建议 第五讲：驾驭会议的艺术 一、主持人的准备工作 1. 设定沟通目标 2. 制定行动计划 3. 应对可能出现的争执 4. 进行SWOT分析 二、会议的记录与落实 1. 会议记录者的功能与要求 2. 会后跟进 3. 提高下次会议质量 回顾小结
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